Оформить отказное письмо могут юридические лица (индивидуальные предприниматели), зарегистрированные на территории Евразийского экономического союза и являющиеся производителями или импортерами.

Отказное письмо выдается аккредитованными органами по сертификации и является добровольным в оформлении. Это документальное дополнительное подтверждение о том, что товар не подлежит обязательной сертификации.

Письмо носит информационный характер и подходит только для продукции, на которую могла бы быть оформлена декларация соответствия.

Если требуется письмо на продукцию, на которую может быть оформлен сертификат соответствия, то такой документ называется «Отрицательное решение по заявке».